TUJUAN MESYUARAT

 

Mesyuarat adalah perundingan untuk membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan dalam perkara atau hal yang dibincangan atau dirundingkan. Mesyuarat atau musyawarah melibatkan perbincangan dalam kelompok atau pihak luar. 

Tujuan mesyuarat adalah untuk mencapai beberapa objektif utama bergantung kepada konteks dan jenis mesyuarat.
 
Antara tujuan utama mesyuarat adalah untuk membuat keputusan dalam perkara yang dirundingkan atau dibincangkan. Keputusan bersama atau majoriti diperlukan dalam melakukan sesuatu tindakan, meneruskan atau menghentikan aktiviti yang akan dilakukan atau sedang berlaku.
 
Perkara ini menepati sistem amalan demokrasi atau perkongsian kuasa yang masa setiap ahli mesyuarat mempunyai hak untuk menyuarakan pendapat dan membuat  keputusan.
 
Ketika perbincangan, satu usul, cadangan atau pemakluman akan dinyatakan oleh pengerusi mesyuarat atau ahli mesyuarat, dan kemudian perkara itu akan dibincangkan sebelum dibuat keputusan.
 
Dalam banyak kes, ada usul, cadangan atau pemakluman sudah dianggap sebagai keputusan mesyuarat biarpun ia tidak dibincangkan, melainkan ada bantahan, yang kemudian membawa kepada perbincangan dan seterusnya “undi” kepada perkara itu untuk dianggap satu keputusan.
 
Perbincangan dibuat untuk mengenal pasti isu dan mencari penyelesaian yang terbaik secara kolektif. Seterusnya berdasarkan perbincangan tersebut membawa pula kepada perancangan langkah strategik untuk mencapai objektif tertentu.
 
Mesyuarat juga bertujuan untuk menyampaikan maklumat terkini, perkembangan projek, atau keputusan penting kepada ahli pasukan. Melalui pemakluman tersebut, mungkin satu perubahan baharu perlu dilakukan atau dirancang bagi memastikan perjalanan projek berjalan lancar dan mencapai matlamat.
 
Seterusnya, mesyuarat dapat menyelaraskan tugas dan memastikan semua ahli pasukan berada pada landasan yang sama. Sebarang kelemahan dapat diambil tindakan untuk memperbetulkan agar ia tidak tersasar jauh sehingga boleh menggagalkan projek atau tugasan.
 
Dengan kata lain, mesyuarat juga bertujuan untuk mengkaji kemajuan projek atau tugas untuk memastikan semuanya berjalan lancar dan mengikut jadual atau apa yang perlu dilakukan.
.
Seterusnya, mesyuarat juga boleh dianggap sebagai satu “latihan” dan “pengukuhan” pengetahuan, maklumat dan pembangunan modal insan apabila perkongsian maklumat atau cadangan yang dikemukakan. Setiap ahli mesyuarat boleh mengambil maklum untuk menjadi lebih baik.
 
Akhirnya, mesyuarat dapat membangunkan dan memupuk hubungan baik antara ahli organisasi atau pasukan melalui perbincangan dan interaksi sepanjang mesyuarat berlangsung. Mesyuarat biasanya menemukan pihak-pihak yang sebelum itu belum pernah bertemu atau mengenali.